Låt mig börja med att tala om en ofarlig incident i ett befintligt men icke namngivet multinationellt företag. En anställd från ett östeuropeiskt land skickar ett e-postmeddelande till flera kollegor, även med hjälp av en grupp-e-postadress. Han har dock fel om gruppen och skickar brev med lokala meddelanden till flera tusen kollegor runt om i världen. Sedan börjar de så smått skicka “svar till alla” för att säga att de inte ska få det här mejlet förrän det blir en riktig tsunami.

Efter det 100:e “svar till alla” skickar någon ett e-postmeddelande med blockbokstäver, igen till alla, och säger att det ursprungliga mejlet var ett misstag, och sluta göra “svara alla”. Till vilket ett hundratal “svar till alla” följer detta mail för att säga att så kan vara fallet, men att de skulle vilja bli borttagna från denna e-postlista. Inte ens ett nytt meddelande från den ursprungliga avsändaren som säger att det var ett missförstånd hjälper inte. Två dagar senare får folk fortfarande svar och undrar varför de fick det här e-postmeddelandet. Är du bekant med detta?

Att stoppa en sådan galen ringbrynja är också en Catch 22: om inget görs finns det en god chans att den infernaliska spiralen fortsätter. Men varje försök att stoppa dem kräver att du själv “svarar på alla” och de facto förbinder dig till det du bara vill stoppa.

Det förblir också ett mysterium varför så många människor är så ivriga att förmedla sitt budskap till alla e-postmottagare, när 99 procent av mottagarna vanligtvis inte bryr sig. Ja, om du är huvuddeltagare i ett planerat möte och vill anmäla din oväntade frånvaro är det acceptabelt, till och med önskvärt, att skicka detta till alla deltagare. Men anta att detta är undantaget snarare än regeln.

Inbitna “svara alla”-användare straffar också en oskyldig kategori människor: de som sattes i gruvan med originalposten. Det verkar som att många anställda känner att med varje e-post de skickar professionellt bör åtminstone deras chef placeras i en kopia. Kanske tycker de att det måste hållas “in the know”, eller så vill de bara visa att de gör något professionellt. Bara de behöver förstå att den här stackars chefen också kan njuta av “svara alla”-reaktionen från otaliga anhängare.

Att be e-postavsändare att tänka två gånger innan de använder “svara alla” är en förlorad sak. Men varje ekonom vet att rätt incitament kan leda till beteendeförändringar. Ingen som tidigare fått en skriftlig inbjudan per post skulle returnera brev till alla inbjudna, även om han hade deras adresser. Det skulle inte bara vara ett pyssel, utan det skulle också kosta pengar: extra papper, kuvert, för att inte tala om porto. Funktionen “svara alla” är dock gratis och kräver inte mer ansträngning än att bara skicka ett meddelande till den ursprungliga avsändaren. Det finns bara en lösning: bli av med alternativet “svara alla”!

Men vad händer om du fortfarande måste överföra information till alla mottagare? För låt oss vara ärliga: det finns verkligen situationer där detta är önskvärt eller nödvändigt. Enkelt: du kopierar alla mottagare av det ursprungliga e-postmeddelandet och klistrar in dem i mottagarfältet i ditt svar. Det är lite extra ansträngning, men förmodligen tillräckligt för att hålla de som inte tänker när de svarar på mejl från att skicka helt onödig information till folk som inte har bett om det.